وقایع اتفاقیه

1 – تهیه گزارش همایش و نمایشگاه به صورت کتاب.

2 – تجزیه و تحلیل پرسشنامه ها .

3 – برنامه ریزی برای انتشار مقالات برتر همایش در مطبوعات .

4 – برنامه ریزی برای برگزاری همایش آینده .

5 – برنامه ریزی برای فعالیت سایت .

1 – برگزاری مناسب مراسم افتتاحیه و اختتامیه همایش .

2 – استقبال مناسب از مهمانان ویژه .

3 – نظارت و همکاری در ورود مهمانان، ثبت نام از آنان و ارائه مطالب مربوط به همایش .

4 – نظارت بر استقرار اعضای ستاد خبری در محل اختصاص یافته به آنها .

5 – نظارت بر استقرار خبرنگاران در محل اختصاص یافته به آنها .

6– نظارت بر عملکرد ستاد خبری .

7 – تماس مستمر با خبرنگاران رسانه ها که در همایش حضور دارند .

8 – فراهم نمودن زمینه مصاحبه خبرنگاران با مسئولان و شخصیتهای حاضر در همایش .

9 – نظارت بر عملکرد تیمهای فیلمبرداری و عکاسی .

10 - نظارت بر تکمیل پرسشنامه های مربوط به حاضران در همایش و بازدید کنندگان نمایشگاه .

11 – تهیه بریده جراید همایش توسط ستاد خبری .

12 – همکاری در انتخاب برگزیده های همایش از طریق بررسی پرسشنامه ها.

13 – همکاری در نهائی نمودن گزارش پایانی همایش و بیانیه همایش .

14 – نهائی نمودن لوحهای یادبود و تقدیر .

15 – نظارت بر فعالیتهای بخش نمایشگاه .

16 – فراهم نمودن زمینه حضور مسئولان همایش و مدیران اجرائی در بخش های     مختلف خبری صدا و سیما به ویژه  گفت و گوی ویزه خبری شبکه 2 سیما ، اخبار ساعت 20 شبکه چهار سیما ، شبکه خبر سیما و برنامه صبح بخیر ایران .

17 – به روز رسانی مطالب سایت همایش .

١- راه اندازی وب سایت همایش یا نمایشگاه به منظور اطلاع رسانی آخرین اخبار و رویدادهای همایش و تصمیم گیریها و برنامه ریزی ها  و به روز نمودن مستمر مطالب .

2 – اطلاع رسانی در خصوص فراخوان همایش یا نمایشگاه از طریق :

   - درج آگهی در مطبوعات ،

   -  ارسال فراخوان برای استادان و پژوهشگران و مدیران اجرائی و دست اندرکاران مرتبط .

   - ارسال پوستر فراخوان برای مراکز علمی ، پژوهشی و دستگاههای اجرائی مرتبط.

   - درج فراخوان در وب سایت همایش و  وب سایتهای مرتبط.

3 – همکاری در مشخص نمودن مکانهای مناسب برای برگزاری توامان همایش و نمایشگاه .

4 – طراحی نشان (آرم) همایش یا نمایشگاه .

5 - طراحی سربرگ و پاکت منقش به نشان همایش .

6 – طراحی پوستر همایش .

7- طراحی کارت دعوت همایش .

8 – ارسال به موقع پوستر برای سازمانها و ادارات مرتبط (وزارتخانه ها و سازمانهای مرتبط ، استانداریها ، شهرداریها ، فرمانداریها ، دانشگاهها ، روزنامه ها ، خبرگزاریها ، مطبوعات تخصصی و تشکلهای غیردولتی مرتبط با موضوع همایش ) .

9 – ارسال به موقع کارت دعوت برای مدیران و شخصیتهای عالیرتبه مشتمل بر : وزرا و معاونان و مدیران کل وزارتخانه های مرتبط با موضوع همایش و نمایشگاه ، استانداران ، شهرداران ، فرماندران، استادان و پژوهشگران مرتبط با موضوع همایش و سایر افرادی که از سوی کمیته های مختلف همایش اعلام می شود با امضای دبیر همایش و مدیران کمیته ها .

10 - پیگیری به منظور حضور موثر موسسه ها و شرکتهای خصوصی و دولتی درنمایشگاه و جذب حامیان مالی مناسب برای همایش و نمایشگاه .

11 -  اجرای تبلیغات شهری مناسب در قالب نصب پوستر نمایشگاه به صورت بنر در میادین و خیابانهای پر رفت و امد ، در کنار مراکز علمی و دانشگاهها .

12 – تهیه تیزرهای رادیوئی و تلویزیونی و پخش مناسب آنها از شبکه های مختاف صدا و سیما .

13 – پیش بینی های لازم برای تهیه کتاب همایش یا نمایشگاه پس از خاتمه آن ؛ شامل متن کامل سخنرانیهای مسئولان کشوری و استادان و پژوهشگران در همایش ، مطالب برگزیده مطبوعات که در زمینه همایش تهیه شده ، گزارشی از نمایشگاه و تصاویر همایش و نمایشگاه .

14 – تهیه کیف ، کلاسور ، فولدر ، دفتر یادداشت ، خودکار و سایر اقلام تبلیغاتی با نشان همایش .

15 – تهیه لوح تقدیر و لوحهای یادبود برای اهدا در مراسم اختتامیه .

16 – تشکیل به موقع ستاد خبری و ارسال اخبار برای رسانه ها ( برای این امر می توان از خبرنگاران برگزیده رسانه که در زمینه موضوع همایش توانائی تهیه مطالب مناسب دارند ، استفاده نمود . ستاد خبری نیاز به یک سردبیر، 4 خبرنگار ، یک ویراستار ، یک حروفچین ، مسئول ارسال اخبار برای رسانه ها و یک مسئول امور اجرائی می باشد ).

17 – سفارش مقاله های تخصصی به استادان و پژوهشگران و مدیران اجرائی حوزه مرتبط با موضوع همایش به منظور ارائه در همایش یا چاپ آن در روزنامه ها از 20 روز مانده به آغاز همایش.

18 – عقد قرار داد با تیمهای فیلمبرداری و عکاسی .

19 – تهیه پرسشنامه برای نظرسنجی از بازدیدکنندگان ، شرکت کنندگان در همایش و شرکتها و موسسه های حاضر در نمایشگاه .

20 – پیش بینی تهیه فیلمهای کوتاه مستند و آموزشی با موضوع همایش برای نمایش در ایام همایش .

21 – همفکری در غرفه بندی سالن نمایشگاه تا ضمن جذاب و جدید بودن بتواند محورهای آموزشی موضوع همایش را هم به بازدید کنندگان القاء نماید.

22- فراهم نمودن مقدمات حضور رایگان سازمانهای بین المللی و منطقه ای در نمایشگاه ( دستگاههای مرتبط با سازمان ملل متحد ، یونسکو ، یونیسف ، سازمان کنفرانس اسلامی و ... )

23 – برگزاری مصاحبه مطبوعاتی همایش با حضور خبرنگاران رسانه ها 4 روز مانده به گشایش همایش .

24 –پیش بینی اتاقی برای ستاد خبری همایش( شامل : میز، صندلی، تلفن، دورنگار،رایانه ، اینترنت ) و پیش بینی اتاق ویژه خبرنگاران در محل برگزاری همایش ( شامل : میز، صندلی، تلفن، دورنگار،رایانه ، اینترنت )

25 -  همکاری در تهیه متن سخنرانی دبیر همایش ، رئیس نمایشگاه و بیانیه پایانی همایش و گزارش عملکرد همایش و نمایشگاه .

26 – دعوت از مجری شناخته شده برای اجرای مراسم افتتاحیه و اختتامیه همایش .

27 – پیش بینی اتاق یا فضای مناسبی برای استقرار مهمانان ویژه و انجام مصاحبه های اختصاصی.

28 – بررسی کامل سالن همایش از نظر صوت ، نور ، تهویه و محل استقرار مدعوین .

29 – پیش بینی خیرمقدم مناسب به شرکت کنندگان همایش و مهمانان ویژه .

30 – برنامه ریزی برای انجام امور تشریفات به ویژه برای مهمانان خارجی.

1-  بودجه بندی مناسب ( شامل هزینه های مستقیم  ، مواد نمایشگاهی ، اطلاع رسانی ، تبلیغات ، اجاره مکان و غرفه)

2- تهیه برنامه زمان بندی اجرای فعالیتها .

3-  مشخص نمودن اولویت حضور کالاها و خدمات قابل عرضه در نمایشگاه .

4- انتخاب طرحهای جذاب و مرتبط با موضوع برای سالنها و محوطه نمایشگاه و مکان برگزاری همایش .

5- کنترل و نظارت بر سفارش یا کاربرد خدمات ویژه نمایشگاهی ، همایشی شامل نورپردازی ، رنگ ، گرافیک ، صوت ، گل ، تبلیغات دیجیتالی . نظافت و پذیرائی .

6-  اطلاع رسانی مناسب و ارتباط با رسانه ها .

7- سفارش طراحی و چاپ بروشور های صوتی ، تصویری ، مکتوب و پوستر و ویژه نامه .

8- به کارگیری نیروهای متخصص و افرادی که دارای توانائی ارتباط و بیان مطالب به نحو مطلوبی هستند .

9- تعبیه مکانهائی برای صرف غذا ، پذیرائی ، نماز و استراحت بازدیدکنندگان و غرفه داران .

10- تعبیه امکان ارتباط تلفنی و اینترنتی در سطح همایش و نمایشگاه .

11- همفکری و تعامل مستمر کمیته ها .

1 – شورای سیاستگذاری  ،

 2-  دبیرخانه شامل کمیته های تخصصی :

     – کمیته علمی و پژوهشی 

     – کمیته پشتیبانی ( امور اداری ، مالی ، تجهیزات )

     - کمیته روابط عمومی ( اخبار ، تبلیغات ، نظرسنجی،تشریفات )

     - کمیته امور بین الملل

      – کمیته حراست 

1 – جذب مخاطبان خاص و متخصصان و مخاطبان عمومی

2 – آشنا کردن عموم مردم و متخصان با دانش ها و فناوری ها و محصولات و خدمات جدید .

3 – اطلاع رسانی به عموم بازدید کنندگان در زمینه موضوع برگزاری نمایشگاه .

4 – ایجاد فضائی مناسب برای ارتباط بیشتر شرکتها و موسسه ها و سازمانهائی که زمینه فعالیت انها دارای اشتراکاتی می باشد .

5 – پدید امدن امکان برای سنجش افکار عموم مردم و متخصصان نسبت به موضوع برگزاری نمایشگاه .

6 – تقویت باورهای مثبت مردم نسبت به موضوع نمایشگاه و جهت دادن به افکار بی تفاوت .

7 – پدید آمدن فضائی برای رقابت شرکتها و موسسه ها .

8-ایجاد ارتباط بین مسئولان سازمان با مشتریان بالفعل

9- ایجاد ارتباط بین مسئولان سازمان با مشتریان بالقوه

10- ایجاد ارتباط با هم صنفی های خود و تبادل تجربه

11- تعامل با متخصصین حوزه مربوطه

12- ایجاد تعامل با شهروندان به عنوان نمایندگان افکار عمومی و گرایش مطلوب در آنها به نفع خود

13- ارائه دستاوردهای یک سال گذشته به نحوی که قابل رویت و تجلی باشد،

14- بستن قرار داد با افراد یا سازمانهای دیگر

15-معرفی توانمندی های سازمان نسبت به سازمانهای دیگر

الف - از نظر محل برگزاری :

1- نمایشگاه بین المللی ( با هدف آشنائی با تجارب ، دستاوردها ، محصولات و خدمات سایر کشورها و معرفی خدمات و کالاهای خود به سایرین برگزار می شود)

2- نمایشگاه ملی ( با هدف نمایش و ارائه خدمات یا کالاها به مردم و متخصصان برگزار می شود و می تواند دارای جنبه های تبلیغاتی هم باشد )

3 - نمایشگاه منطقه ای (هدفهای ذکر شده در بالا در ابعاد محدودتر)

4- نمایشگاه استانی(هدفهای ذکر شده در بالا در ابعاد محدودتر)

5 - نمایشگاه شهری(هدفهای ذکر شده در بالا در ابعاد محدودتر)

6 - نمایشگاه درون سازمانی ( باهدف ارتقای سطح "سازمان آگاهی" کارکنان و آشنائی آنها با دستاوردهای مجموعه سازمان و آشنائی مدیران و کارکنان سازمانهای مرتبط و رسانه ها از عملکرد سازمانها برگزار می شود)

ب - از نظر مخاطب :

1 – نمایشگاه عمومی ( نمایشگاه بین المللی کتاب)

2 – نمایشگاه تخصصی(نمایشگاه بین المللی نفت و گاز و پتروشیمی ،نمایشگاه کتاب های پزشکی )

پ -از نظر تنوع کالا و خدمات:

1 – عمومی

2- تخصصی

ت-ازنظر اهداف :

1 – انتفاعی و تجاری

2 – غیر انتفاعی و تجاری

3 – تولیدی

ث-از نظر زمان تشکیل:

1 – دائمی

2 – موقت

ج-کاربری غالب:

1 –علمی

2 – هنری

3 – ترویجی و تبلیغی

4 – آموزشی و اطلاع رسانی

5 – سیاسی و اجتماعی